EN
Хорошо организованный 90-дневной план поставок жизненно важен для крупных закупок отелей, включая товары для гостей, постельное белье, продукты повседневного спроса, напитки и оборудование, поскольку он поддерживает стабильный уровень запасов, сокращает расходы и обеспечивает бесперебойную работу. Ниже приведена практичная структура, которую можно адаптировать под размер объекта и потребности закупок.
1.Цели плана
Гарантировать своевременную доставку всех крупных заказов.
Снизить риски отсутствия запасов или их избытка.
Оптимизировать денежные потоки и сроки поставок поставщиков.
Обеспечить согласованность между отделами (уборка, питание и напитки, ресепшн, инженерия, администрирование).
2.Основные этапы в течение 90 дней
Этап A: 90–76 дней до поставки – Планирование и прогнозирование
Прогнозирование 90-дневного спроса по каждому отделу.
Объединить списки поставщиков и выбрать предпочтительных поставщиков для крупных заказов.
Установить бюджет и процедуры утверждения для основных заказов.
Получить предложения с ценами на крупные партии, условиями доставки и сроками поставки.
Составить сводный календарь поставок с запланированными датами прибытия.
Этап B: 75–61 день до поставки – Закупка и переговоры
Вести переговоры о условиях крупных партий, включая скидки, минимальные объемы заказа, упаковку и правила возврата.
Подтвердить сроки поставки товаров, включая производство, упаковку, доставку и таможенное оформление для импортных грузов.
Оценить наличие складских мощностей, включая вместимость, средства обработки и температурный режим.
Завершить оформление договоров с поставщиками или внести изменения.
Разработать запасные планы на случай возможных задержек, таких как праздники, плохая погода и скопление грузов в порту.
Фаза C: 60–31 день до поставки – Заказ и логистика
Разместить первоначальные крупные заказы с подтвержденными сроками поставки.
Согласовать сроки поставки с отделами, чтобы избежать перегрузки за счет смещенных графиков.
Установить правила приемки и проверки качества, количества и артикулов.
Синхронизировать с ИТ/ERP-системами для обновления списков продуктов, точек повторного заказа и минимальных запасов.
Подготовить резервные варианты, включая альтернативных поставщиков или варианты доставки авиаперевозкой/железнодорожным транспортом.
Фаза D: 30–7 дней до поставки – Финальные проверки и резервные планы
Подтвердить все заказы, объемы и адреса доставки повторно.
Отслеживать предстоящие поставки и подготовить погрузочные платформы.
Довести графики до соответствующих команд (уборка, питание, инженерия, ресепшн).
Подготовьте задачи back-office, включая график платежей, закрытие заказов и сверку счетов.
Этап E: 0–14 дней до поставки – Подготовка к поставке
Организуйте маршруты и погрузочные площадки, чтобы обеспечить доступные зоны разгрузки.
Обучите персонал безопасной работе с крупногабаритными грузами, включая опасные материалы, аккумуляторы и химические вещества.
Подготовьте склад с журналами полученных товаров, чек-листами контроля качества и при необходимости зонами карантина.
Организуйте срочные замены товаров, задержанных поставщиком.
3.Рекомендуемый шаблон плана поставки
Календарь-план: 90-дневной срок с ключевыми контрольными точками
Прогнозируемая дата завершения
Дата окончания получения коммерческих предложений от поставщиков
Даты выдачи заказов на покупку
Подтвержденные временные слоты доставки
Даты приемки и проверки качества
Сроки выставления счетов и оплаты
Временные слоты доставки: 2–4 еженедельно в соответствии с отделами
Пример: понедельник утром – текстиль для уборки
Вторник после обеда – напитки на разлив для F&B
Четверг – косметические принадлежности для гостей и бумажные изделия
Пятница – детали для инженерного обеспечения и запасные части
Правила приемки и проверки качества
Проверьте наименование продукта, количество SKU, номер партии/серию и дату истечения срока годности, если применимо
Запишите дату получения, состояние и примечания о проблемах
Поместите на карантин товары с проблемами текстуры или упаковки для проверки перед размещением на складе
Правила инвентаризации при пополнении запасов
Установите точки повторного заказа и уровень страхового запаса для каждой позиции
Определите минимальный и максимальный уровни запасов
Используйте автоматизированную систему закупок, где это возможно
4. Роли и обязанности
Менеджер по закупкам
Ведение переговоров с поставщиками, обсуждение условий контрактов и управление основным календарем
Супервайзер приемки
Осуществлять контроль за проверкой качества входящих материалов и назначением мест хранения.
Руководители отделов (Хозяйственный, F&B, Ресепшн, Инженерия)
Предоставлять прогнозы спроса и проверять сроки поставок.
Финансы / Счета к оплате
Управлять утверждением заказов, выставлением счетов и платежами.
5.Пункты для плана оптовой закупки
Хозяйственные услуги и прачечная
Постельное белье, полотенца, покрывала, наволочки, подушки
Порошки, ополаскиватели, отбеливатели, дезинфицирующие средства
Сумки для белья, тележки, системы стеллажей
Гостевой комфорт и туалетные принадлежности
Мыло шампунь кондиционер лосьон ручки блокноты
Тапочки салфетки наборы с зубными щетками наборы для шитья
Продукты и напитки (оптом)
Бутилированная вода кофе/чай сахар сливки
Приправы одноразовые стаканы/тарелки салфетки
Непересыхающие товары на складе
Предметы обслуживания в сфере питания
Стеклянная посуда столовые приборы предметы сервировки белье
Барный инвентарь (непересыхающие товары) перемешиватели салфетки
Техническое обслуживание и эксплуатация
Лампочки, аккумуляторы, зарядные устройства для аккумуляторов, инструменты для уборки
Средства безопасности, аптечки, СИЗ
Административные товары и прочие изделия
Канцелярские товары, бумага для принтера, тонер
Упаковочные и отправочные материалы, поддоны при необходимости
6. Снижение рисков
Проблемы с поставщиками: наличие минимум 2 квалифицированных поставщиков на каждый критически важный товар
Изменения сроков поставки: добавление буфера на 2–3 недели для товаров с высоким уровнем риска
Ограничения хранения: наличие температурного контроля для скоропортящихся товаров
Проблемы качества: применять строгие проверки качества и четкие процессы возврата.
Превышение бюджета: по возможности фиксировать цены и создавать резервные фонды.
7. Контрольные показатели
Процент своевременной доставки
Точность приемки (правильные товары/количества)
Скорость оборота запасов
Количество случаев отсутствия запасов по отделам
Экономия средств по сравнению с предыдущими периодами
Среднее время от выдачи заказа до получения
8. Быстрый старт (за 90 дней)
Подготовить прогнозы спроса по отделам на 90 дней
Выберите предпочтительных поставщиков и запросите оптовые цены
Создайте календари поставок
Определите емкость хранения и процессы приемки
Получите предварительные одобрения на крупные заказы
Запланируйте временные интервалы поставок и интеграции с офисными системами
Обмен деталями, такими как количество комнат, текущие поставщики, приоритетные категории товаров и использование системы управления запасами, позволяет настроить конкретный 90-дневный план с датами и образцами заказов на покупку.