EN
Egy jól szervezett 90 napos szállítási terv létfontosságú nagy mennyiségű szállodai beszerzés esetén, beleértve a szappanokat, ágyneműket, napi használati cikkeket, italokat és felszereléseket, mivel ez biztosítja az állandó készletszintet, csökkenti a költségeket és a zavartalan működést. Alább egy gyakorlati keretrendszer látható, amely testre szabható az ingatlan méretének és beszerzési igényeinek megfelelően.
1.A terv céljai
Garantálja az összes nagyobb rendelés időben történő megérkezését.
Csökkenti a készlet hiány vagy felesleg kockázatát.
Optimalizálja a pénzáramlást és a szállítók által igényelt előkészületi időt.
Biztosítja a részlegek közötti összehangolást (Szobafelügyelet, Étkeztetés, Portás, Műszaki, Igazgatás).
2.Főbb szakaszok 90 nap alatt
A. szakasz: 90–76 nappal a szállítás előtt – Tervezés és előrejelzés
Előrejelzés: 90 napos igény részlegenként.
Konszolidálja a szállítói listákat és válassza ki a preferált beszállítókat nagyobb rendelésekhez.
Állítsa be a költségkeretet és jóváhagyási folyamatot a nagyobb beszerzési megrendelésekhez.
Szerezzen árajánlatokat nagykereskedelmi árakkal, szállítási feltételekkel és szállítási idővel.
Készítsen tervrajzot a fő szállítási naptárról a tervezett érkezési dátumokkal.
B. fázis: 75–61 nappal a kézbesítés előtt – Beszerzés és tárgyalás
Tárgyalja meg a nagykereskedelmi feltételeket, beleértve a kedvezményeket, minimális rendelési mennyiségeket, csomagolást és visszaküldési szabályokat.
Erősítse meg az árucikkek szállítási idejét, beleértve a gyártást, csomagolást, szállítást és vámkezelést az importáláshoz.
Értékelje a tárolási kapacitást, beleértve a raktározási lehetőségeket, kezelőeszközöket és hőmérséklet-szabályozást.
Befejezni a szállítói szerződések vagy módosításaik véglegesítését.
Fejlesszen tartalékterveket lehetséges késésekhez, mint például ünnepek, rossz időjárás és kikötői torlódások.
C. fázis: 60–31 nappal a kézbesítés előtt – Rendelés & Logisztika
Helyezze el a kezdeti nagy rendeléseket megerősített szállítási határidővel.
Egyeztesse a szállítási időpontokat a részlegekkel a túlzsúfoltság elkerülése érdekében fokozatos ütemezéssel.
Állítsa be a fogadás és ellenőrzés szabályait a minőség, mennyiség és SKUs tekintetében.
Szinkronizálja az IT/ERP rendszerekkel a terméklisták, újrarendelési pontok és minimális készletmennyiségek frissítéséhez.
Készítsen biztonsági másolatokat, beleértve alternatív beszállítókat vagy légi/sínpálya szállítási lehetőségeket.
D. fázis: 30–7 nappal a kézbesítés előtt – Végső ellenőrzések & Tartaléktervek
Megerősít minden rendelést, mennyiséget és szállítási címeket.
Figyelje a közelgő szállítmányokat és készítse elő a rakodóhelyeket.
Kommunikálja az ütemterveket a releváns csapatokkal (Szobafelügyelet, Étkeztetés, Mérnöki, Első Bevételhely)
Készítse elő a háttérfeladatokat, beleértve a fizetési ütemterveket, a rendelések lezárását és a számlák összevetését.
E. fázis: 0–14 nappal a kézbesítés előtt – Szállítás előtti felkészülés
Irányítsa az útvonalakat és rakodóhelyeket annak érdekében, hogy biztosítva legyen a kirakodási terület.
Képezze ki a dolgozókat tömegáruk, veszélyes anyagok, akkumulátorok és vegyi anyagok biztonságos kezelésére.
Készítse elő az árukészletet a beérkezett tételek naplóival, minőségbiztosítási ellenőrző listákkal és karantén területekkel, ha szükséges.
Rendezze az utolsó pillanatban szükségessé vált termékek pótlását, amennyiben a beszállító késik.
3.Ajánlott szállítási terv sablon
Fő naptár: 90 napos idővonal kulcsfontosságú ellenőrzési pontokkal
Becslés a befejezés időpontjáról
Beszállítói árajánlat határideje
Rendelések kiadási dátuma
Megerősített szállítási időszakok
Átvételi és minőségellenőrzési dátumok
Számlázási és fizetési mérföldkövek
Szállítási időszakok: hetente 2–4 alkalom, osztályokkal összehangolva
Példa: Hétfő reggel – Takarítókészlet anyagok
Kedd délután – Étkezési és ital nagykereskedelem
Csütörtök – Vendégszobai szappanok és papírtermékek
Péntek – Műszaki alkatrészek és karbantartási kellékek
Átvételi és minőségellenőrzési szabályok
Ellenőrizze a termék nevét, az SKU mennyiségét, a tétel/partyszámot és a lejárati dátumot, ha van
Rögzítse a kézhezvétel dátumát, az állapotot és a problémákat
Karbantartási zónába helyezze a textúra vagy csomagolás problémákkal rendelkező tételeket ellenőrzés céljából a raktározás előtt
Újratöltési készletszabályok
Állítsa be az újrarendelési pontokat és a biztonsági készletet termékenként
Határozza meg az alsó és felső raktárkészlet szinteket
Automatizált beszerzés bevezetése, ahol lehetséges
4. Szerepek és Feladatok
Beszerzési Menedzser
Vezesse a beszállítókkal folytatott tárgyalásokat, kezelje a szerződéses feltételeket és kezelje a fő naptárakat
Beérkezés Felügyelő
Ellenőrizze a bejövő ellenőrzések minőségellenőrzését és a tárolási feladatokat.
Részlegvezetők (Szobafelügyelet, Étkeztetés, Porta, Műszaki)
Szolgáltasson keresleti előrejelzéseket és ellenőrizze a szállítási időket.
Pénzügyek / Szállítók
Kezelje a beszerzési rendelések jóváhagyását, számlázását és kifizetését.
5.Tételek nagykereskedelmi vásárlási tervhez
Szobafelügyelet és Mosoda
Ágyneműk, törölközők, ágytakarók, párnahuzatok, párnák
Mosószerek, öblítők, fehérítők, fertőtlenítőszerek
Mosodazsákok, kocsik, állványrendszerek
Vendégek kényelme és személyes áruk
Szappan sampon kondicionáló krém tollak jegyzetfüzetek
Papucsok zsebkendő fogkefe készletek varrókészletek
Élelmiszer és Ital (Tömegáru)
Ásványvizes kávé/tea cukor krémelő
Fűszerek eldobható poharak/tányérok szalvéták
Raktár, nem romlandó áruk
Étkeztetési Szolgáltatási Áruk
Üvegáruk evőeszközök szervizáruk eladópult textiláruk
Bár készlet (nem romlandó) keverők szalvéták
Karbantartás és üzemeltetés
Izzók, akkumulátorok, akkutöltők, tisztítóeszközök
Biztonsági felszerelések, elsősegély-készletek, védőfelszerelések
Irodai és egyéb tételek
Irodaszereszek, nyomtatópapír, toner
Csomagolás, szállítóeszközök, paletták ha szükséges
6.Kockázatcsökkentés
Beszállítói problémák: legalább 2 minősített beszállítót fenntartani kritikus tételekhez.
Beszállítási idő változások: 2–3 hetes puffer hozzáadása magas kockázatú tételekhez.
Tárolási korlátok: biztosítani hőmérséklet-vezérelt terület romlandó árukhoz.
Minőségi problémák: szigorú minőségellenőrzés és világos visszaküldési folyamatok alkalmazása.
Költségvetés túllépése: árak lezárása, ha lehetséges, és tartalékforrások biztosítása.
7.Monitorozási mutatók
Szállítási határidő betartási arány
Átvételi pontossági ráta (helyes áruk/mennyiségek)
Készletforgási arány
Raktárkészlet hiányok száma részlegek szerint
Költségmegtakarítás az előző időszakokhoz képest
Átlagos idő a vásárlási rendeléstől a kézhezvételig
8.Gyors indítási lista (90 nappal előre)
Készítse el a részlegek 90 napos keresleti előrejelzéseit
Válassza ki a preferált szállítókat és kérjen nagykereskedelmi árajánlatokat
Hozza létre a fő szállítási naptárokat
Határozza meg a tárolási kapacitást és a beérkezési folyamatokat
Szerezze be a kezdeti jóváhagyásokat nagy értékű vásárlási rendelésekhez
Tervezze meg a szállítási időszakokat és a háttérendszer integrációkat
A részletek megosztása, mint például szobaszám, jelenlegi szállítók, prioritású árutémakörök és készletkezelő rendszer használata lehetővé teszi az egyéni 90 napos terv kidolgozását dátumokkal és minta vásárlási rendelésekkel.