EN
Một kế hoạch giao hàng 90 ngày được tổ chức tốt là rất quan trọng đối với các đơn hàng lớn của khách sạn như đồ dùng phòng tắm, đồ giặt là, sản phẩm dùng hàng ngày, đồ uống và thiết bị, vì nó giúp duy trì mức tồn kho ổn định, giảm chi phí và đảm bảo vận hành trơn tru. Dưới đây là một khuôn khổ thực tế có thể điều chỉnh theo quy mô cơ sở vật chất và nhu cầu mua sắm.
1.Mục tiêu của Kế hoạch
Đảm bảo tất cả các đơn hàng lớn đều đến đúng hạn.
Giảm nguy cơ thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho.
Tối ưu hóa dòng tiền và thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
Đảm bảo phối hợp giữa các bộ phận liên quan (Buồng phòng, Ẩm thực, Lễ tân, Kỹ thuật, Hành chính).
2.Các Giai đoạn Chính Trong 90 Ngày
Giai đoạn A: 90–76 Ngày Trước Ngày Giao – Lập Kế Hoạch & Dự Báo
Dự báo nhu cầu 90 ngày tới cho từng bộ phận.
Tổng hợp danh sách nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung ứng ưu tiên cho các đơn hàng lớn.
Thiết lập ngân sách và quy trình phê duyệt cho các đơn hàng lớn.
Yêu cầu báo giá với mức giá sỉ, điều khoản vận chuyển và thời gian giao hàng.
Soạn lịch giao hàng tổng thể với các ngày dự kiến giao hàng.
Giai đoạn B: 75–61 Ngày Trước Khi Giao Hàng – Tìm Kiếm Nhà Cung Cấp & Đàm Phán
Đàm phán các điều khoản sỉ bao gồm chiết khấu, số lượng đặt hàng tối thiểu, bao bì và quy định đổi trả.
Xác nhận thời gian chờ của từng sản phẩm bao gồm sản xuất, đóng gói, vận chuyển và thông quan đối với hàng nhập khẩu.
Đánh giá không gian lưu trữ bao gồm sức chứa, thiết bị xử lý và kiểm soát nhiệt độ.
Hoàn tất hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng với nhà cung cấp.
Lên kế hoạch dự phòng cho các tình huống chậm trễ tiềm ẩn như ngày lễ, thời tiết xấu và ách tắc cảng.
Giai đoạn C: 60–31 Ngày Trước Giao Hàng – Đặt Hàng & Vận Tải
Đặt các đơn hàng lớn ban đầu với thời gian cung ứng đã xác nhận.
Phối hợp thời gian giao hàng với các bộ phận để tránh ùn tắc bằng cách sắp xếp lịch luân phiên.
Thiết lập quy định nhận hàng và kiểm tra về chất lượng, số lượng và mã hàng hóa (SKU).
Đồng bộ với hệ thống IT/ERP để cập nhật danh sách sản phẩm, điểm đặt hàng lại và mức tồn kho tối thiểu.
Chuẩn bị phương án dự phòng bao gồm nhà cung cấp thay thế hoặc phương thức vận chuyển đường hàng không/đường sắt.
Giai đoạn D: 30–7 Ngày Trước Giao Hàng – Kiểm Tra Cuối Cùng & Kế Hoạch Dự Phòng
Xác nhận lại tất cả các đơn hàng, số lượng và địa chỉ giao hàng.
Theo dõi các lô hàng sắp đến và chuẩn bị khu vực bến bãi.
Thông báo lịch trình đến các nhóm liên quan (Buồng, Ẩm thực, Kỹ thuật, Lễ tân).
Chuẩn bị các công việc hậu cần bao gồm lịch thanh toán, đóng mua hàng và đối chiếu hóa đơn.
Giai đoạn E: 0–14 Ngày Trước Giao Hàng – Chuẩn Bị Trước Giao Hàng
Quản lý tuyến đường và bến bãi để đảm bảo khu vực dỡ hàng sẵn có.
Đào tạo nhân viên về cách xử lý an toàn các mặt hàng rời, bao gồm vật liệu nguy hiểm, pin và hóa chất.
Chuẩn bị tồn kho với nhật ký hàng nhận, danh sách kiểm tra chất lượng và khu vực cách ly nếu cần thiết.
Sắp xếp thay thế vào phút chót cho các mặt hàng bị chậm trễ từ nhà cung cấp.
3.Mẫu Kế Hoạch Giao Hàng Đề Xuất
Lịch Tổng Thể: Khung thời gian 90 ngày với các mốc kiểm tra chính
Dự báo ngày hoàn thành
Ngày hết hạn báo giá từ nhà cung cấp
Ngày phát hành đơn đặt hàng
Khoảng thời gian giao hàng đã xác nhận
Ngày nhận hàng và kiểm tra chất lượng
Các mốc thanh toán và hóa đơn
Khoảng thời gian giao hàng: 2–4 lần mỗi tuần theo lịch trình các bộ phận
Ví dụ: Sáng thứ Hai – Vải dùng cho bộ phận Buồng
Chiều thứ Ba – Đồ uống đóng chai cho Bộ phận Ẩm thực
Thứ Năm – Đồ dùng vệ sinh cá nhân và giấy dùng cho khách
Thứ Sáu – Phụ tùng kỹ thuật và vật tư bảo trì
Quy định nhận hàng & kiểm tra chất lượng
Kiểm tra tên sản phẩm, mã SKU, số lượng, số lô/mẻ và ngày hết hạn nếu có
Ghi nhận ngày nhận, tình trạng và ghi chú vấn đề
Cách ly các mặt hàng có vấn đề về bao bì hoặc kết cấu để kiểm tra trước khi nhập kho
Quy định nhập hàng tồn kho
Thiết lập điểm đặt hàng lại và mức tồn kho an toàn cho từng mặt hàng
Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Áp dụng hệ thống mua hàng tự động khi có thể
4.Vai trò & Nghĩa vụ
Quản lý Mua hàng
Chịu trách nhiệm đàm phán với nhà cung cấp, xử lý các điều khoản hợp đồng và quản lý lịch tổng thể.
Giám sát Nhận hàng
Giám sát chất lượng kiểm tra hàng nhập kho và phân công lưu trữ.
Trưởng bộ phận (Buồng phòng, Ẩm thực, Lễ tân, Kỹ thuật)
Cung cấp dự báo nhu cầu và xác minh thời gian đặt hàng.
Tài chính / Kế toán phải trả
Quản lý phê duyệt đơn hàng, hóa đơn và thanh toán.
5.Mặt hàng cho Kế hoạch Mua sỉ
Buồng phòng & Giặt là
Drap giường, khăn tắm, chăn phủ giường, vỏ gối, gối
Chất tẩy rửa, nước làm mềm vải, thuốc tẩy, chất khử trùng
Túi giặt, xe đẩy, hệ thống giá đỡ
Tiện nghi & Đồ dùng cho khách
Xà phòng dầu gội sữa tắm kem dưỡng bút sổ tay
Dép giấy vệ sinh bàn chải bộ khâu chỉ
Thực phẩm & Đồ uống (Số lượng lớn)
Nước đóng chai cà phê/trà đường sữa đặc
Gia vị cốc/đĩa dùng một lần khăn giấy
Hàng khô trong kho
Vật tư phục vụ Ẩm thực
Dụng cụ thủy tinh dao nĩa bộ phục vụ khăn trải bàn
Hàng cho quầy bar (không hỏng) muỗng khuấy khăn giấy
Bảo trì & Vận hành
Bóng đèn, ắc quy, bộ sạc ắc quy, dụng cụ vệ sinh
Vật tư an toàn, bộ dụng cụ sơ cứu, thiết bị bảo hộ cá nhân
Hành chính & Các mặt hàng khác
Vật tư văn phòng, giấy in, mực in
Vật liệu đóng gói, vật tư vận chuyển, pa-lét (nếu cần)
6.Giảm thiểu rủi ro
Vấn đề nhà cung cấp: duy trì ít nhất 2 nhà cung cấp đủ điều kiện cho mỗi mặt hàng quan trọng.
Thay đổi thời gian đặt hàng: thêm dự trữ 2–3 tuần cho các mặt hàng có độ rủi ro cao.
Giới hạn lưu trữ: đảm bảo không gian kiểm soát nhiệt độ cho hàng hóa dễ hư hỏng.
Vấn đề chất lượng: Áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt và quy định hoàn trả rõ ràng.
Vượt ngân sách: Cố định giá khi có thể và dự phòng quỹ dự trữ.
7.Theo Dõi Các Chỉ Số
Tỷ lệ giao hàng đúng hạn
Tỷ lệ chính xác khi nhận hàng (mặt hàng/số lượng đúng)
Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho
Số lần hết hàng theo bộ phận
Tiết kiệm chi phí so với các giai đoạn trước
Thời gian trung bình từ đặt mua đến khi nhận
8.Danh Sách Bắt Đầu Nhanh (90 ngày tới)
Chuẩn bị dự báo nhu cầu 90 ngày theo từng bộ phận
Lựa chọn nhà cung cấp ưu tiên và yêu cầu báo giá số lượng lớn
Tạo lịch giao hàng tổng thể
Xác định năng lực lưu trữ và quy trình tiếp nhận hàng hóa
Thực hiện phê duyệt ban đầu cho các đơn hàng lớn
Lên kế hoạch khung giờ giao hàng và tích hợp với hệ thống hậu cần
Việc chia sẻ các chi tiết như số lượng phòng, nhà cung cấp hiện tại, các danh mục mặt hàng ưu tiên và cách sử dụng hệ thống quản lý kho sẽ giúp tùy chỉnh thành kế hoạch 90 ngày cụ thể với ngày tháng và mẫu đơn đặt hàng.