EN
إن خطة التسليم المُنظمة الممتدة لـ 90 يومًا ضرورية لمشتريات الفنادق بكميات كبيرة، بما في ذلك مستلزمات العناية الشخصية والمناشف والمنتجات ذات الاستخدام اليومي والمشروبات والمعدات، حيث تبقي مستويات المخزون مستقرة وتقلل التكاليف وتحافظ على سلاسة العمليات. فيما يلي إطار عملي يمكن تعديله حسب حجم المنشأة واحتياجات الشراء.
1. أهداف الخطة
التأكد من وصول جميع الطلبات الكبيرة في الوقت المحدد.
تقليل مخاطر نفاد المخزون أو وجود مخزون زائد.
تحسين تدفق السيولة وفترات تسليم الموردين.
ضمان التنسيق بين الأقسام المختلفة (الخدمات الفندقية، الطعام والشراب، الاستقبال، الهندسة، الإدارة).
2. المراحل الرئيسية على مدار 90 يومًا
المرحلة أ: من اليوم 90 إلى اليوم 76 قبل التسليم – التخطيط والتوقعات
تقدير الطلب لمدة 90 يومًا لكل قسم.
دمج قوائم الموردين واختيار الموردين المفضلين للطلبات الكبيرة.
تحديد الميزانية وعمليات التصديق للطلبات الشرائية الكبيرة.
الحصول على عروض أسعار تتضمن معدلات شحن بالجملة وفترات التسليم.
إعداد تقويم تسليم رئيسي مع تواريخ الوصول المخطط لها.
المرحلة ب: 75–61 يومًا قبل التسليم – الشراء والتفاوض
التفاوض على الشروط بالجملة بما في ذلك الخصومات وكميات الطلب الحد الأدنى والتغليف وقواعد الإرجاع.
تأكيد فترات إعداد العناصر التي تغطي الإنتاج والتغليف والشحن والجمارك للواردات.
تقييم مساحة التخزين بما في ذلك السعة وأدوات المناورة والتحكم في درجة الحرارة.
إتمام عقود الموردين أو التعديلات عليها.
وضع خطط احتياطية لل delays المحتملة مثل العطلات والأحوال الجوية السيئة والازدحامات في pelabuhan.
المرحلة ج: 60–31 يومًا قبل التسليم – الطلب والخدمات اللوجستية
وضع طلبات كبيرة في البداية مع أوقات تسليم مؤكدة.
تنسيق أوقات التسليم مع الأقسام لتجنب الاكتظاظ من خلال الجداول المتدرجة.
إنشاء قواعد استلام وفحص للجودة والكمية والأصناف (SKUs).
التكامل مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات/ERP لتحديث قوائم المنتجات ونقاط إعادة الطلب والكميات الدنيا للمخزون.
إعداد خطط احتياطية تشمل موردين بديلين أو خيارات الشحن الجوي/السككي.
المرحلة D: 30–7 أيام قبل التسليم – الفحوصات النهائية والتخطيط الاحتياطي
إعادة تأكيد جميع الطلبات والكميات وعناوين التسليم.
مراقبة التسليمات القادمة وإعداد أماكن التحميل/التفريغ.
التواصل بشأن الجداول مع الفرق المعنية (الخدمات الفندقية والضيافة والهندسة والاستقبال).
إعداد المهام الإدارية الداعمة، بما في ذلك جداول الدفعات وإغلاق أوامر الشراء ومطابقة الفواتير.
المرحلة E: 0–14 يومًا قبل التسليم - التحضير قبل التسليم
إدارة الطرق والأرصفة لضمان توفر مناطق التفريغ.
تدريب الموظفين على التعامل الآمن مع المواد السائبة، بما في ذلك بطاريات المواد الخطرة والكيماويات.
تحضير المخزون مع سجلات المواد المستلمة وقوائم فحص ضمان الجودة ومنطقة الحجر الصحي إذا لزم الأمر.
ترتيب بديلة في اللحظة الأخيرة للعناصر المتأخرة من الموردين.
3. نموذج خطة التسليم الموصى بها
التقويم الرئيسي: جدول زمني مدته 90 يومًا يحتوي على نقاط مراجعة رئيسية
تاريخ الانتهاء المتوقع
تاريخ استحقاق عرض سعر المورد
تواريخ إصدار أمر الشراء
فترة التسليم المؤكدة
تواريخ استلام وفحص الجودة
مراحل الفوترة والدفع
فترة التسليم: 2–4 مرات أسبوعيًا مُنسَّقة مع الأقسام
مثال: صباح يوم الاثنين – أقمشة الخدمة الفندقية
بعد ظهر يوم الثلاثاء – مشروبات القطاع الغذائي بالجملة
يوم الخميس – مستلزمات النظافة الشخصية للنزلاء والمنتجات الورقية
يوم الجمعة – قطع هندسية ومواد الصيانة
قواعد الاستلام وفحص الجودة
التحقق من اسم المنتج ورقم المخزون الكمي ورقم الدفعة/الكمية و تاريخ الانتهاء إن وُجد
تسجيل تاريخ استلام السجل وحالة المنتج وملاحظات المشكلة
عزل العناصر ذات المشكلات في الملمس أو التغليف للفحص قبل إضافتها للمخزون
قواعد إعادة تعبئة المخزون
تحديد نقاط إعادة الطلب ومستوى المخزون الاحتياطي لكل عنصر
تحديد مستويات المخزون الدنيا والقصوى
تطبيق نظام شراء آلي متى أمكن ذلك
4. الأدوار والواجبات
مدير المشتريات
يقود المفاوضات مع الموردين ويتعامل مع شروط العقود ويدير الجداول الزمنية الرئيسية.
مشرف الاستلام
الإشراف على فحوصات الاستلام وفحوصات الجودة وتخصيص أماكن التخزين.
رؤساء الأقسام (الخدمات الفندقية والضيافة والمكتب الأمامي والهندسة)
توفير توقعات الطلب والتحقق من أوقات التسليم.
المالية / الحسابات الدائنة
إدارة الموافقات على أوامر الشراء والفوترة والدفعات.
5. بنود الخطة الخاصة بالشراء بالجملة
الخدمات الفندقية والغسيل
ملايات ومناشف وغطاءات أسرّة وأغطية وسائد ووسائد
منظفات ومساحيق تبييض ومعقمات
أكياس الغسيل وعربات ونظم الرفوف
راحة الضيوف ومستلزمات العناية الشخصية
صابون شامبو بلسم لوشن أقلام دفاتر ملاحظات
شبشب مناديل فوط تنظيف الأسنان أدوات الخياطة
الأغذية والمشروبات (الكميات بالجملة)
مياه معبأة في زجاجات قهوة/شاي سكر مُحلي
توابل أكواب/أطباق ذاتية الاستخدام مناديل ورقية
مخزن المواد غير القابلة للتلف
مستلزمات خدمة الطعام والشراب
أواني زجاجية أدوات تناول الطعام أدوات التقديم مفارش الطاولة
مخزون البار (مواد غير قابلة للتلف) مُقَلِّب مناديل ورقية
الصيانة والعمليات
مصابيح كهربائية بطاريات شواحن البطاريات أدوات التنظيف
مواد السلامة حقائب الإسعافات الأولية معدات الحماية الشخصية
إدارية ومواد أخرى
لوازم المكتب ورق الطابعات الحبر
مواد التعبئة ومواد الشحن المنصات الخشبية إذا لزم الأمر
6. تقليل المخاطر
مشاكل الموردين: الحفاظ على وجود موردين مؤهلين على الأقل لكل عنصر حيوي.
تغيرات في مدة التسليم: إضافة مهلة من 2 إلى 3 أسابيع للعناصر عالية المخاطر.
قيود التخزين: توفير مساحة متحكم بدرجة حرارتها للسلع القابلة للتلف.
مشاكل الجودة: تطبيق فحوصات جودة صارمة وإجراءات واضحة لإعادة المنتج.
التجاوزات في الميزانية: قفل الأسعار متى أمكن ذلك ووضع أموال احتياطية جانبية.
7. مراقبة المقاييس
نسبة التسليم في الوقت المحدد
معدل دقة الاستلام (العناصر الكميات الصحيحة)
معدل دوران المخزون
عدد حالات نفاد المخزون حسب الأقسام
الادخار مقارنة بالفترات السابقة
متوسط الوقت من أمر الشراء إلى الاستلام
8. قائمة البدء السريع (خارج 90 يومًا)
إعداد توقعات الطلب للفترة 90 يومًا حسب الأقسام
اختيار الموردين المفضلين وطلب عروض أسعار بالجملة
إنشاء تقويمات تسليم رئيسية
تحديد سعة التخزين وعمليات الاستلام
الحصول على الموافقات الأولية على أوامر الشراء الكبيرة
التخطيط لفواصل التسليم والتكامل مع الأنظمة الإدارية
إن مشاركة التفاصيل مثل عدد الغرف، والموردين الحاليين، وفئات العناصر ذات الأولوية، ونظام استخدام المخزون يسمح بتخصيص خطة محددة مدتها 90 يومًا مع تواريخ ونماذج لأوامر الشراء.