EN
Rencana pengiriman 90 hari yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk pembelian besar dalam jumlah besar oleh hotel, termasuk produk-produk toiletries, linen, barang kebutuhan sehari-hari, minuman, dan peralatan, karena membantu menjaga tingkat stok tetap stabil, mengurangi biaya, dan memastikan kelancaran operasional. Berikut adalah kerangka kerja praktis yang dapat disesuaikan dengan ukuran properti dan kebutuhan pengadaan.
1.Tujuan Rencana
Menjamin semua pesanan besar tiba tepat waktu.
Mengurangi risiko kehabisan stok atau penumpukan inventaris berlebihan.
Mengoptimalkan arus kas dan waktu tunggu dari pemasok.
Memastikan koordinasi antar departemen (Housekeeping, F&B, Resepsionis, Teknik, Administrasi).
2.Tahap Utama Selama 90 Hari
Fase A: 90–76 Hari Sebelum Pengiriman – Perencanaan & Peramalan
Perkirakan permintaan 90 hari per departemen.
Konsolidasikan daftar pemasok dan pilih vendor pilihan untuk pesanan besar.
Tetapkan anggaran dan proses persetujuan untuk pesanan pembelian utama.
Peroleh penawaran dengan tarif grosir, ketentuan pengiriman, dan waktu tunggu.
Buat kalender pengiriman induk dengan tanggal kedatangan yang direncanakan.
Fase B: 75–61 Hari Sebelum Pengiriman – Sumber & Negosiasi
Negosiasikan ketentuan grosir termasuk diskon, jumlah pesanan minimum, kemasan, dan aturan pengembalian.
Konfirmasi waktu tunggu item yang mencakup produksi, kemasan, pengiriman, dan bea cukai untuk impor.
Evaluasi ruang penyimpanan termasuk kapasitas, alat penanganan, dan kontrol suhu.
Finalisasi kontrak pemasok atau amandemennya.
Kembangkan rencana cadangan untuk kemungkinan keterlambatan seperti liburan cuaca buruk dan antrian pelabuhan.
Tahap C: 60–31 Hari Sebelum Pengiriman – Pemesanan & Logistik
Lakukan pemesanan awal dalam jumlah besar dengan waktu tunggu yang telah dikonfirmasi.
Koordinasikan jadwal pengiriman dengan departemen-departemen untuk menghindari penumpukan melalui penjadwalan bertahap.
Tetapkan aturan penerimaan dan pemeriksaan untuk kualitas jumlah dan SKU.
Sinkronkan dengan sistem IT/ERP untuk memperbarui daftar produk titik pemesanan ulang dan jumlah stok minimum.
Siapkan cadangan termasuk pemasok alternatif atau opsi pengiriman udara/kereta.
Tahap D: 30–7 Hari Sebelum Pengiriman – Pemeriksaan Akhir & Rencana Cadangan
Konfirmasi ulang semua pesanan jumlah dan alamat pengiriman.
Pantau pengiriman mendatang dan siapkan dermaga muat.
Komunikasikan jadwal kepada tim terkait (Housekeeping, F&B, Teknik, Resepsionis).
Persiapkan tugas back-office termasuk jadwal pembayaran, penutupan purchase order, dan pencocokan faktur.
Fase E: 0–14 Hari Sebelum Penyerahan – Persiapan Pra-Penyerahan
Kelola rute dan dermaga untuk memastikan area bongkar tersedia.
Latih staf dalam penanganan aman barang curah termasuk bahan berbahaya, baterai, dan bahan kimia.
Persiapkan inventaris dengan log barang masuk, checklist quality assurance, dan area karantina jika diperlukan.
Atur substitusi mendadak untuk item yang tertunda akibat pemasok.
3.Template Rencana Pengiriman yang Direkomendasikan
Kalender Induk: Garis waktu 90 hari dengan titik pemeriksaan utama
Perkirakan tanggal penyelesaian
Tanggal jatuh tempo kutipan pemasok
Tanggal penerbitan pesanan pembelian
Jadwal pengiriman yang dikonfirmasi
Tanggal penerimaan dan pemeriksaan kualitas
Tahapan penagihan dan pembayaran
Jadwal Pengiriman: 2–4 kali per minggu disesuaikan dengan departemen
Contoh: Senin pagi – kain untuk housekeeping
Selasa siang – minuman curah untuk F&B
Kamis – perlengkapan mandi tamu dan produk kertas
Jumat – suku cadang teknik dan perlengkapan pemeliharaan
Aturan Penerimaan dan Pemeriksaan Kualitas
Periksa nama produk, jumlah SKU, nomor batch/lot, dan tanggal kedaluwarsa jika ada
Catat tanggal penerimaan, kondisi, dan catatan masalah
Karantina item dengan masalah tekstur atau kemasan untuk pemeriksaan sebelum disimpan
Aturan Pengisian Kembali Stok
Tentukan titik pemesanan ulang dan stok cadangan untuk setiap item
Tetapkan tingkat stok minimum dan maksimum
Terapkan sistem pembelian otomatis bila memungkinkan
4.Peran & Tanggung Jawab
Manajer Pengadaan
Memimpin negosiasi dengan pemasok, menangani ketentuan kontrak, dan mengelola kalender induk.
Supervisor Penerimaan
Mengawasi kualitas pemeriksaan barang masuk dan penugasan penyimpanan.
Kepala Departemen (Housekeeping, F&B, Front Office, Teknik)
Menyediakan prakiraan permintaan dan memverifikasi waktu persiapan.
Keuangan / Hutang Dagang
Mengelola persetujuan pesanan pembelian, faktur, dan pembayaran.
5.Item untuk Rencana Pembelian Besar
Housekeeping & Laundry
Lembaran, handuk, seprei, sarung bantal, bantal
Deterjen, pelembut kain, pemutih, desinfektan
Sistem kereta dan rak tas laundry
Kenyamanan & perlengkapan mandi tamu
Sabun sampo kondisioner losion pulpen notes
Kasur tisu sikat gigi kit jarum jahit
Makanan & Minuman (Curah)
Air minum kemasan kopi/teh gula krimer
Bumbu bubuk gelas/piring sekali pakai tisu napkin
Gudang bahan non-mudah rusak
Perlengkapan layanan makanan & minuman
Gelas peralatan makan peralatan saji sprei meja
Stok bar (non-perishables) pengaduk serbet
Pemeliharaan & Operasional
Baterai lampu bohlam pengisi baterai alat pembersih
Perlengkapan keselamatan kotak P3K APD
Administrasi & Barang Lainnya
Perlengkapan kantor kertas printer toner
Pengemasan perlengkapan pengiriman palet jika diperlukan
6.Pengurangan Risiko
Masalah pemasok: pertahankan minimal 2 pemasok yang memenuhi syarat untuk setiap item kritis.
Perubahan waktu tunggu: tambahkan buffer 2–3 minggu untuk item berisiko tinggi.
Batas penyimpanan: ruang terkendali berpengatur suhu yang aman untuk barang yang mudah rusak.
Masalah kualitas: terapkan pemeriksaan kualitas yang ketat dan proses pengembalian yang jelas.
Pengeluaran berlebihan: kunci harga bila memungkinkan dan sediakan dana cadangan.
7.Pemantauan Metrik
Persentase pengiriman tepat waktu
Tingkat akurasi penerimaan (barang/jumlah yang benar)
Tingkat perputaran inventaris
Jumlah pemutusan stok di tiap departemen
Penghematan biaya dibanding periode sebelumnya
Rata-rata waktu dari pesanan pembelian hingga penerimaan
8. Daftar Mulai Cepat (90 hari ke depan)
Persiapkan prakiraan permintaan 90-hari per departemen
Pilih pemasok pilihan dan minta penawaran harga grosir
Buat kalender pengiriman induk
Tentukan kapasitas penyimpanan dan proses penerimaan
Dapatkan persetujuan awal untuk pesanan pembelian besar
Rencanakan slot waktu pengiriman dan integrasi back-office
Berbagi detail seperti jumlah kamar, pemasok saat ini, kategori item prioritas, dan penggunaan sistem inventaris memungkinkan kustomisasi menjadi rencana 90-hari spesifik dengan tanggal dan contoh pesanan pembelian.