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Ein gut organisierter 90-Tage-Lieferplan ist für Großbestellungen in Hotels entscheidend – einschließlich Kosmetika, Bettwäsche, tägliche Verbrauchsartikel, Getränke und Ausrüstung – da er die Lagerbestände stabilisiert, Kosten senkt und einen reibungslosen Betrieb gewährleistet. Unten finden Sie ein praktisches Gerüst, das an die Größe der Immobilie und die Beschaffungsbedürfnisse angepasst werden kann.
1.Ziele des Plans
Garantie für rechtzeitige Ankunft aller Großbestellungen.
Reduzierung des Risikos von Lagerengpässen oder übermäßigem Lagerbestand.
Optimierung des Cashflows und der Lieferzeiten der Lieferanten.
Stellen Sie eine koordinierte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen sicher (Housekeeping, F&B, Rezeption, Technik, Verwaltung).
2. Hauptphasen über 90 Tage
Phase A: 90–76 Tage vor der Lieferung – Planung & Prognose
Prognose des 90-Tage-Bedarfs pro Abteilung.
Konsolidieren Sie Lieferantenlisten und wählen Sie bevorzugte Anbieter für Großbestellungen aus.
Legen Sie ein Budget und Genehmigungsprozesse für große Einkaufsbestellungen fest.
Besorgen Sie Angebote mit Mengenrabatten, Versandbedingungen und Lieferzeiten.
Entwerfen Sie einen Master-Lieferkalender mit geplanten Ankunftsdaten.
Phase B: 75–61 Tage vor der Lieferung – Beschaffung & Verhandlung
Verhandeln Sie Mengenbedingungen, einschließlich Rabatten, Mindestbestellmengen, Verpackung und Rückgabebedingungen.
Bestätigen Sie die Lieferzeiten der Artikel, einschließlich Produktion, Verpackung, Versand und Zollabfertigung bei Importen.
Beurteilen Sie den Lagerplatz, einschließlich Kapazität, Handlinghilfsmittel und Temperaturregelung.
Vergabe der Lieferantenverträge oder Änderungen.
Entwickeln Sie Alternativpläne für mögliche Verzögerungen wie Feiertage, schlechtes Wetter und Haftrückstau.
Phase C: 60–31 Tage vor der Lieferung – Bestellung & Logistik
Erste Großbestellungen mit bestätigten Lieferzeiten aufgeben.
Lieferzeiten mit Abteilungen abstimmen, um Überfüllung durch gestaffelte Termine zu vermeiden.
Regeln für die Annahme und Prüfung von Waren hinsichtlich Qualität, Menge und SKUs festlegen.
Mit IT/ERP-Systemen abstimmen, um Produktlisten, Wiederbeschaffungspunkte und Mindestbestände zu aktualisieren.
Reservepläne vorbereiten, einschließlich alternativer Lieferanten oder Luft-/Bahnfracht-Optionen.
Phase D: 30–7 Tage vor der Lieferung – Endgültige Prüfungen & Ersatzpläne
Bestätigen Sie erneut alle Bestellmengen und Lieferadressen.
Verfolgen Sie bevorstehende Lieferungen und bereiten Sie die Laderampen vor.
Kommunizieren Sie die Termine an die zuständigen Teams (Housekeeping, F&B, Engineering, Front Office).
Bereiten Sie Back-Office-Aufgaben vor, einschließlich Zahlungsplänen, Abschluss von Einkaufsbestellungen und Rechnungsabgleich.
Phase E: 0–14 Tage vor der Lieferung – Vorbereitung vor der Lieferung
Planen Sie Routen und Rampen, um verfügbare Entladebereiche sicherzustellen.
Schulen Sie das Personal im sicheren Umgang mit Großartikeln, einschließlich Gefahrgut, Batterien und Chemikalien.
Bereiten Sie das Inventar mit Empfangsprotokollen, Qualitätskontroll-Checklisten und Quarantänebereichen vor, falls erforderlich.
Organisieren Sie kurzfristige Ersatzbeschaffungen für von Lieferanten verspätete Artikel.
3. Empfohlene Lieferplanvorlage
Master-Kalender: Ein 90-Tage-Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen
Prognostiziertes Fertigstellungsdatum
Angebotsfrist des Lieferanten
Bestelldatum des Kaufauftrags
Bestätigte Lieferzeitfenster
Wareneingangs- und Qualitätsprüfungstermine
Rechnungsstellung und Zahlungsmeilensteine
Lieferzeitfenster: 2–4 wöchentlich abgestimmt mit Abteilungen
Beispiel: Montagmorgen – Zimmerreinigung Stoffe
Dienstag Nachmittag – Schüttgüter Getränke
Donnerstag – Gästeartikel und Papierprodukte
Freitag – Ersatzteile und Wartungsmaterial
Annahme- und Qualitätskontrollregeln
Produktname, SKU, Menge, Chargen-/Losnummer und Ablaufdatum prüfen, falls zutreffend
Erhaltungsdatum, Zustand und Problembemerkungen erfassen
Artikel mit Textur- oder Verpackungsproblemen zur Inspektion in Quarantäne stellen, bevor sie eingelagert werden
Inventarwiederbeschaffungsregeln
Wiederbeschaffungspunkte und Sicherheitsbestände pro Artikel festlegen
Minimale und maximale Bestandsniveaus festlegen
Automatisierten Einkauf implementieren, wo möglich
4. Rollen & Aufgaben
Procurement Manager
Leitung von Lieferantenverhandlungen, Abwicklung der Vertragsbedingungen und Verwaltung der Hauptkalender.
Empfangsleiter
Überwachung von Wareneingangsprüfungen, Qualitätskontrollen und Lagerplatzvergaben.
Abteilungsleiter (Housekeeping, Gastronomie, Rezeption, Technik)
Bedarfsvorhersagen bereitstellen und Lieferzeiten überprüfen.
Finanzen/Kreditorenbuchhaltung
Verwaltung von Bestellgenehmigungen, Rechnungsstellung und Zahlungen.
5. Artikel für den Mengeneinkauf planen
Housekeeping & Wäsche
Bettwäsche Handtücher Tagesdecken Kissenbezüge Kissen
Waschmittel Weichspüler Bleiche Desinfektionsmittel
Wäschetüten Wagen Wäschesysteme
Gastkomfort & Toilettenartikel
Seife Shampoo Spülung Lotion Stifte Schreibblöcke
Hausschuhe Taschentücher Zahnbürsten-Sets Nähsets
Lebensmittel & Getränke (Großpackungen)
Abgefülltes Wasser Kaffee/Tee Zucker Sahneersatz
Gewürze Einwegbecher/teller Servietten
Lagerbestand an nicht verderblichen Waren
Gastronomie- und Servicebedarf
Glasgeschirr Besteck Serviceartikel Ausgabevorräte Wäsche
Barbestand (nicht verderblich) Rührstäbchen Servietten
Wartung und Betrieb
Glühbirnen Batterien Akkuladegeräte Reinigungsgeräte
Sicherheitsausrüstung Erste-Hilfe-Kästen PSA
Verwaltung und sonstige Artikel
Bürobedarf Druckerpapier Toner
Verpackungs- und Versandmaterialien Paletten falls erforderlich
6.Risikominderung
Lieferantenprobleme: Halten Sie mindestens 2 qualifizierte Lieferanten pro kritischem Artikel vor.
Änderungen der Lieferzeiten: Fügen Sie für hochriskante Artikel 2–3 Wochen Puffer hinzu.
Lagerbegrenzungen: Sichern Sie temperaturgeregelte Lagerflächen für verderbliche Waren.
Qualitätsprobleme: Wenden Sie strenge Qualitätskontrollen und klare Rückgabeabläufe an.
Budgetüberschreitungen: Fixieren Sie Preise, wenn möglich, und legen Sie Rücklagefonds beiseite.
7.Überwachungskennzahlen
Pünktlichkeitsquote bei Lieferungen
Genauigkeitsrate bei Wareneingang (korrekte Artikel/Mengen)
Lagerumschlagrate
Anzahl der Stockouts nach Abteilungen
Kosteneinsparungen im Vergleich zu vorherigen Perioden
Durchschnittliche Zeit vom Bestellschein bis zur Lieferung
8. Schnellstartliste (90 Tage im Voraus)
Erstellen Sie 90-Tage-Bedarfsprognosen auf Abteilungsebene
Wählen Sie bevorzugte Lieferanten aus und fordern Sie Mengenangebote an
Erstellen Sie Master-Lieferkalender
Ermitteln Sie die Lagerkapazitäten und Prozesse bei der Wareneingangsbearbeitung
Beschaffen Sie vorläufige Genehmigungen für Großbestellungen
Planen Sie Lieferzeitfenster und Integrationen mit der Verwaltungssoftware
Die Weitergabe von Details wie der Anzahl der Räume, der aktuellen Lieferanten, bevorzugten Artikelkategorien und der Nutzung eines Lagerverwaltungssystems ermöglicht die Erstellung eines maßgeschneiderten 90-Tage-Plans mit Terminen und Beispielbestellscheinen.