EN
Mahalaga ang isang maayos na 90-araw na plano sa paghahatid para sa malalaking hotel na pagbili kabilang ang mga toiletries, linen, produkto para sa pang-araw-araw na gamit, inumin at kagamitan upang mapanatili ang matatag na antas ng stock, bawasan ang gastos at tiyakin ang maayos na operasyon. Nasa ibaba ang isang praktikal na balangkas na maaaring i-angkop batay sa laki ng property at pangangailangan sa pagbili.
1.Mga Layunin ng Plano
Tiyakin ang tamang oras ng pagdating ng lahat ng malalaking order.
Bawasan ang panganib ng kakulangan o sobra sa stock.
I-optimize ang cash flow at lead times ng supplier.
Tiyaking may koordinasyon sa pagitan ng mga departamento (Housekeeping, F&B, Front Desk, Engineering, Admin).
2.Mga Pangunahing Yugto Higit sa 90 Araw
Yugto A: 90–76 Araw Bago ang Pagpapadala – Pagpaplano at Pagtataya
Tantiyahin ang pangangailangan sa loob ng 90 araw kada departamento.
Ipagkumpil ang mga listahan ng supplier at piliin ang mga ninanais na nagtatag ng malalaking order.
Itakda ang badyet at proseso ng pag-apruba para sa malalaking purchase order.
Kumuha ng mga quote na may mga tuntun sa bulk rate, shipping, at lead times.
Gumawa ng master delivery calendar kasama ang mga inaasahang petsa ng pagdating.
Yugto B: 75–61 Araw Bago ang Pagpapadala – Pagkuha at Pag-uusap
Ipagsabla ang mga tuntun sa bulk kabilang ang mga diskwento, minimum na dami ng order, packaging, at patakaran sa pagbabalik.
I-Confirm ang lead times ng item na sumasaklaw sa production, packaging, shipping, at customs para sa mga inaangkat.
Suriin ang espasyo para sa imbakan kabilang ang kapasidad, mga kagamitan sa paghawak, at kontrol sa temperatura.
Tapusin ang mga kontrata sa supplier o anumang mga pagbabago.
Gumawa ng plano pang-emerhensiya para sa mga posibleng pagka-antala tulad ng holidays, masamang panahon, at pag-antala sa daungan.
Phase C: 60–31 Araw Bago ang Delivery – Pag-Order at Logistika
Ilagay ang paunang malalaking order kasama ang confirmed lead times.
I-coordinate ang mga oras ng paghahatid sa iba't ibang departamento upang maiwasan ang sobrang pagkakarami sa pamamagitan ng staggered schedules.
Itatag ang mga alituntunin sa pagtanggap at inspeksyon para sa kalidad, dami, at mga SKU.
I-synchronize sa mga sistema ng IT/ERP upang i-update ang listahan ng produkto, mga punto ng re-order, at pinakamaliit na dami ng stock.
Maghanda ng mga alternatibo kabilang ang ibang supplier o opsyon sa pagpapadala tulad ng eroplano o tren.
Hakbang D: 30–7 Araw Bago ang Pagpapadala – Mga Huling Pagsusuri at Plano ng Pamalit
Kumpirmahin muli ang lahat ng mga dami ng order at mga address ng paghahatid.
Bantayan ang mga paparating na paghahatid at ihanda ang mga loading dock.
Ipaabot ang mga iskedyul sa mga kaugnay na grupo (Housekeeping, F&B, Engineering, Front Office).
Ihanda ang mga gawain sa likod ng opisina kabilang ang mga iskedyul ng pagbabayad, pagsasara ng purchase order, at pagtutugma ng invoice.
Hakbang E: 0–14 Araw Bago ang Pagpapadala – Paghahanda Bago ang Paghahatid
Pamahalaan ang mga ruta at mga dock upang matiyak ang mga available na lugar para sa pag-ubos.
Sanayin ang mga kawani sa ligtas na paghawak ng mga bulk item kabilang ang mga mapanganib na materyales, baterya, at kemikal.
Ihanda ang imbentaryo kasama ang mga log ng natanggap na item, checklist para sa quality assurance, at mga lugar ng quarantine kung kinakailangan.
Iayos ang mga pansamantalang kapalit para sa mga item na napiyansa dahil sa pagkaatras ng supplier.
3.Mungkahing Template ng Delivery Plan
Master Calendar: Isang 90-araw na timeline na may mga pangunahing checkpoint
Petsa ng pagtatapos ng forecast
Pamamaraan ng supplier na may due date
Mga petsa ng pag-isyu ng purchase order
Nakumpirmang mga oras ng paghahatid
Mga petsa ng pagtanggap at pag-check ng kalidad
Mga milestone ng pagbubuwis at pagbabayad
Delivery Time Slots: 2–4 beses sa isang linggo na naaayon sa mga departamento
Halimbawa: Lunes ng umaga – Mga damit sa Housekeeping
Martes ng hapon – Mga inumin sa F&B nangungunang dami
Huwebes – Mga gamit sa kalinisan ng bisita at mga produkto sa papel
Biyernes – Mga parte ng engineering at mga supplies para sa pagpapanatili
Mga Panuntunan sa Pagtanggap at Pag-check ng Kalidad
Suriin ang pangalan ng produkto, dami ng SKU, numero ng batch/lot, at petsa ng pag-expire kung naaangkop
Itala ang petsa ng pagkatanggap, kalagayan, at mga tala ukol sa problema
Ihiwalay ang mga item na may problema sa tekstura o pakete para inspeksyon bago ito isali sa imbentaryo
Mga Panuntunan sa Pagpapalit ng Stock
Itakda ang mga punto ng reorder at seguridad ng stock bawat item
Itatag ang pinakamaliit at pinakamataas na antas ng stock
Isagawa ang automated na pagbili kung saan posible
4.Papel at Tungkulin
Tagapamahala ng Pag-aari
Pangunahan ang negosasyon sa supplier, hawakan ang mga tuntunang pangkontrata at pamahalaan ang pangunahing kalendaryo.
Tagapangasiwa sa Pagtanggap
Bantayan ang incoming inspections, quality checks at storage assignments.
Mga Punong Departamento (Housekeeping, Mga Pagkain at Meryenda, Front Office, Engineering)
Magbigay ng demand forecasts at i-verify ang lead times.
Pananalapi / Mga Dapat Bayaran
Pamahalaan ang purchase order approvals, pagpapadala ng invoice at mga pagbabayad.
5.Mga Item para sa Bulk na Pagbili
Housekeeping at Laundry
Tuyuhan tuwalya bedspread pillowcases unan
Detergente pampalambot ng tela kolorat sanitizers
Mga bag para sa laundry karts rack systems
Kaginhawaan ng Bisita at Mga Gamit sa Kamar
Sabon shampoo conditioner lotion panulat notepad
Chinelas tissue toothbrush kits sewing kits
Pagkain at Inumin (Buong Dami)
Bottled water kape/tsaa asukar creamer
Pampalasa biodegradable cups/plates napkin
Mga di-natutuwa sa bodega
Mga Suplay sa Serbisyo ng Pagkain at Inumin
Mga baso, kubyertos, serbesa, linen sa outlet
Imbentaryo ng bar (mga di-natutuwa), mga stirrer, servilya
Pangangalaga at Operasyon
Mga bombilya, baterya, charger ng baterya, mga kasangkapan sa paglilinis
Mga kagamitan sa kaligtasan, kit para sa unang tulong, PPE
Administrasyon at Iba Pang Gamit
Mga supplies sa opisina, papel para sa printer, toner
Packing at mga supplies sa pagpapadala, mga pallet kung kinakailangan
6.Bawasan ang Panganib
Isyu sa Tagapagtustos: panatilihin ang hindi bababa sa 2 kwalipikadong tagapagtustos sa bawat kritikal na item.
Pagbabago sa Oras ng Paggawa: magdagdag ng 2–3 linggong buffer para sa mga mataas na panganib na item.
Limitasyon sa Imbakan: siguraduhin ang espasyo na may kontrol sa temperatura para sa mga nakukura.
Mga Problema sa Kalidad: isagawa ang mahigpit na pagsusuri sa kalidad at malinaw na proseso ng pagbabalik.
Paggastos nang Higit sa Badyet: i-lock ang mga presyo kung maaari at itakda ang pondo para sa backup.
7.Pagmomonitor ng Mga Sukat
Porsyento ng On-time na Paghahatid
Tingkat ng Katumpakan sa Pagtanggap (tama ang mga item/dami)
Tingkat ng Pag-ikot ng Imbentaryo
Bilang ng out-of-stock sa departamento
Nabawasan ang gastos kumpara sa nakaraang panahon
Average na oras mula sa purchase order hanggang sa pagtanggap
8.Listahan ng Mabilis na Pagsisimula (90 araw na hindi pa dumating)
Gumawa ng forecast ng demand sa departamento para sa 90 araw
Pumili ng nais na mga supplier at humiling ng mga bulk na quote
Lumikha ng master delivery calendars
Tukuyin ang kapasidad ng imbakan at proseso ng pagtanggap
Kumuha ng paunang pahintulot para sa malalaking purchase order
Iplano ang mga oras ng paghahatid at integrasyon sa opisina
Ang pagbabahagi ng mga detalye tulad ng bilang ng mga kuwarto, kasalukuyang mga supplier, mga nasa una sa listahan ng mga item, at paggamit ng sistema ng imbentaryo ay nagpapahintulot sa pag-personalize sa isang tiyak na plano na 90-araw na may petsa at mga halimbawa ng purchase order.